Ein Firmenevent planen und organisieren
Firmen veranstalten unterschiedlichste Events. Neben den obligatorischen Weihnachtsfeiern können es auch Sommerfeste oder Betriebsjubiläen sein. Manchmal findet auch ein Event statt, wenn ein neues Produkt auf den Markt kommt oder sonstige Veränderungen an dem Unternehmen aufgetreten sind. Es gibt für eine Firma viele unterschiedliche Gründe, besondere Events zu planen und zu organisieren. Doch worauf kommt es dabei an?
Am Anfang steht die Planung
Ein sehr wichtiger Aspekt bei der Planung ist die Festsetzung des Budgets. Die Höhe muss auf jeden Fall im Voraus bekannt sein, weil davon die gesamte Organisation abhängt. Erst danach beginnt die eigentliche Planung. Dazu gehört, dass ein Motto festgelegt wird. Dieses hängt in erster Linie von dem Grund des Events ab. Bei einer Weihnachtsfeier geht es zumeist um weihnachtliche Themen. Für ein Sommerfest kann ein beliebiges Motto festgelegt werden.
Eine Location finden
Die meisten Firmenevents finden direkt auf dem Grundstück oder in den Räumen des Unternehmens statt. Das ist immer die einfachste Lösung. Zahlreiche Arbeitgeber möchten ihren Angestellten aber auch etwas Besonderes bieten und buchen eine spezielle Location. Das kann beispielsweise ein Strand, ein Schlosspark oder ein anderer bemerkenswerter Ort sein. Es kommt immer darauf an, welche Möglichkeiten vor Ort zur Verfügung stehen. Mitunter werden solche Events auch auf einem Schiff gefeiert.
Auf jeden Fall ist eine rechtzeitige Buchung der Location erforderlich. Beliebte Plätze sind nur schwer zu bekommen, weil sie zumeist über Monate oder sogar Jahre im Voraus gebucht und daher nicht mehr verfügbar sind.
Mitarbeiter rechtzeitig informieren
Sind das Datum und die Location des Firmenevents bekannt, müssen die Mitarbeiter rechtzeitig informiert werden. Es reicht nicht aus, einen Hinweis auf dem Schwarzen Brett anzubringen. Sehr viel besser sind persönliche Einladungen. Diese sollten nach Möglichkeit auf Einladungskarten erfolgen. Ein Rundschreiben per E-Mail funktioniert zwar auch, aber es wirkt nicht persönlich. Deshalb ist es empfehlenswert, jedem Mitarbeiter rechtzeitig eine Einladungskarte zu schicken. Die Angestellten müssen sich ja ebenfalls darauf vorbereiten können. Sonst könnte es passieren, dass sie an dem festgelegten Termin nicht vollzählig sind, weil der eine oder andere bereits etwas anderes geplant hat.
Zudem sollte entschieden werden, ob lediglich die Mitarbeiter oder auch Ihre Ehepartner und Kinder zu dem Firmenevent eingeladen werden. Das ist wichtig, damit die Zahl der Gäste bekannt ist. Zu einigen Firmenevents werden auch Interessenten herzlich eingeladen. Diese können sich dann über neue Produkte oder allgemein über das Unternehmen informieren. In dem Fall ist die Anzahl der Gäste nicht bekannt und es muss auf Erfahrungswerte zurückgegriffen werden.
Geeignete Dienstleister suchen
Für ein Firmenevent werden auch verschiedene Dienstleister benötigt. Sehr wichtig ist ein Cateringservice, der für Speisen und Getränke sorgt. Es brauchen keine Drei-Gänge-Menüs sein. Einfache Speisen reichen aus. Getränke müssen nicht unbedingt alkoholisch sein. Ein Glas Sekt zur Begrüßung ist in Ordnung, aber sonst sollten nur alkoholfreie Getränke zur Verfügung gestellt werden.
Oftmals wird auch Musik gewünscht. Deshalb sollte ein DJ beauftragt werden, für die musikalische Unterhaltung zu sorgen. Im kleinen Kreis könnte auch ein privates Soundsystem verwendet werden. Für größere Events reicht die Leistung einer solchen Anlage in der Regel nicht aus. Da ist schon eine professionelle Soundtechnik erforderlich.
Das Branding sollte präsent sein
Bei jedem Firmenevent spielt auch das Branding eine wichtige Rolle. Beispielsweise könnten Plakate aufgestellt oder Poster aufgehängt werden. Sehr interessant ist es auch, Luftballons bedrucken zu lassen. Diese sind schon aus weiter Ferne sichtbar. Insbesondere dann, wenn das Firmenevent auf einer öffentlich zugänglichen Location stattfindet, spielt das Branding eine wichtige Rolle. Dadurch könnten Interessenten auf das jeweilige Unternehmen aufmerksam gemacht werden. Im Allgemeinen ist es so, dass Verbraucher darauf achten, wie die Unternehmen mit ihren Angestellten umgehen. Erkennen sie, dass sogar stimmungsvolle Events durchgeführt werden, spricht es sich herum und wirkt sich positiv aus.
Eine Checkliste für die Organisation eines Firmenevents
Damit sich jeder schnell informieren kann, folgt eine kleine Checkliste zur Planung und Organisation eines Firmenevents:
- Das Budget für das Event festlegen
- Einen passenden Veranstaltungsort finden
- Die Anzahl der geladenen Gäste festlegen
- Einladungskarten verschicken
- Dienstleistungsbetriebe für das Event beauftragen
- Für entsprechende Unterhaltung sorgen
- Nach dem Event muss aufgeräumt werden
Warum sind Firmenevents nötig?
Es gibt verschiedene Gründe, die für Firmenevents sprechen. Zum einen verbessert sich das Betriebsklima, wenn den Mitarbeitern ermöglicht wird, ungezwungen zusammen zu feiern. Dadurch lernen sich alle etwas besser kennen. Deshalb wird gleichzeitig das Gemeinschaftsgefühl gestärkt. Für das jeweilige Unternehmen besteht der Vorteil darin, dass Mitarbeiter, die sich gut verstehen, effektiver arbeiten.
Des Weiteren steigt das Ansehen der Firma, wenn hin und wieder Events stattfinden. Verbraucher sind inzwischen sensibilisiert und informieren sich zumeist sehr gut über das Unternehmen, bei dem sie etwas kaufen möchten. Stellt sich heraus, dass ein Unternehmen seinen Mitarbeitern auch etwas Freude gönnt, steigt das Ansehen. Daher kaufen die Kunden auch eher bei solch einem Unternehmen.
Zusammenfassung
Firmenevents sind für viele Unternehmen sehr wichtig. Es gibt zahlreiche Gründe für derartige Ereignisse. Besonders wichtig ist eine gute Planung. Diese sollte rechtzeitig beginnen, weil es einige Dinge zu bedenken gibt. Werden die Planung und Organisation des Events gewissenhaft durchgeführt, wird es für die Firma ein voller Erfolg.